Sistema de Gestión de Conocimiento, XchangeMatrix®

Características técnicas

A continuación se listan algunas de las características más importantes que el sistema de gestión de conocimiento, permite controlar para la fácil adecuación de las diferentes áreas de la empresa. Se muestran las características primero de las secciones o subsecciones donde estará almacenada la documentación de la empresa, posteriormente se muestra la metainformación que el sistema guarda acerca de la información almacenada y por último, los detalles de los usuarios que tendrán acceso a colocar, modificar, actualizar, eliminar y consultar la información.

1. Secciones

• Número ilimitado de secciones o áreas
• Número ilimitado de subsecciones o subáreas
• Selección de sección abierta o limitada a un grupo de usuarios, por sección/subsección
• Definición de privilegios para colocar información dentro de la sección, por sección/subsección
• Definición de quota de almacenamiento por sección/subsección
• Definición de quota de transferencia por sección/subsección
• Definición de tiempo de permanencia de documentos posterior a su fecha de vencimiento, por sección/subsección
• Selección de publicación inmediata o publicación condicionada al llegar a cierto nivel de autorización
• Definición de capacidades de actualización, modificación y eliminación de documentos, ya sea a nivel sección/subsección, o a detalle, es decir, por usuario/sección, tanto para documentos propios, como de terceros
• Fecha de vencimiento por usuario/sección
• Registro de último acceso por usuario/sección
• Nivel de autorización definido por usuario/sección

2. Documentos

• Nombre
• Tamaño
• Descripción
• Versión
• Tipo (Documento, hoja de cálculo, presentación, multimedia, etc.)
• Categoría a la que pertenece
• Definición de acceso, ya sea público, o a una lista específica de usuarios
• Status
• Nivel de autorización obtenido
• Autor
• Fecha y hora en que fue dado de alta
• Autor de la última actualización
• Fecha y hora de la última actualización
• Fecha y hora en que comienza a estar disponible
• Fecha y hora en la que deja de estar disponible
• Número de veces que ha sido consultado
• Número de veces que fueron consultadas versiones anteriores del mismo
• Fecha y hora del último acceso
• Fecha y hora de la última consulta hecha por cada usuario al documento
• Número de actualizaciones hechas por cada usuario
• Número de consultas hechas por cada usuario
• Lista de referencias a otros documentos
• Lista de palabras clave del documento

3. Usuarios

• Nombre de usuario
• Clave de acceso
• Nombre completo
• Correo electrónico
• Datos generales
• Razón Social
• Fecha de alta
• Fecha de vencimiento
• Fecha de último acceso
• Nivel de privilegio en el sistema
• Lista de grupos a los que pertenece
• Lista de secciones/subsecciones a las que pertenece